Valtrax Energy
Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt:
In deze verklaring leggen wij uit hoe wij met persoonsgegevens omgaan wanneer u deze website bezoekt of ons een aanvraag stuurt, en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk
Northbridge Trading B.V., handelend onder de naam Valtrax Energy, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring: aanvragen via deze website en de zakelijke correspondentie die daaruit voortvloeit.
- Rechtspersoon
- Northbridge Trading B.V.
- Handelsnaam
- Valtrax Energy
- Adres
- Stationsweg 41, 3331 LR Zwijndrecht, Nederland
- KvK-nummer
- 42053415
- Btw-identificatienummer
- NL869493334B01
- info@valtraxenergy.com
- Website
- valtraxenergy.com
Voor vragen over deze verklaring of over uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via info@valtraxenergy.com.
2. Welke persoonsgegevens wij verwerken
Aanvraagformulier. Wanneer u een aanvraag verstuurt, ontvangen wij de volgende gegevens:
- Verplicht: volledige naam, bedrijf, zakelijk e-mailadres, land, type aanvraag (koper, leverancier of overig), product en uw bericht.
- Optioneel: telefoonnummer, volume en eenheid, leveringsbestemming en gewenste leveringsbasis.
Wij vragen om de verplichte velden omdat wij ze nodig hebben om u te antwoorden: uw naam en bedrijf laten zien met wie wij te maken hebben, met uw e-mailadres kunnen wij reageren, en uw land, type aanvraag, product en bericht helpen ons uw verzoek te begrijpen en te beoordelen. De optionele velden helpen ons een verzoek sneller te beoordelen; u kunt ze leeg laten.
Het formulier verstuurt ook de taal van de pagina, het tijdstip waarop u het formulier opende en een verborgen veld dat leeg hoort te blijven. Deze gebruiken wij alleen om het formulier te verwerken en om geautomatiseerde spam te herkennen.
Technische gegevens. Wanneer u de website bezoekt, stuurt uw browser automatisch technische informatie naar onze hostingprovider, zoals uw IP-adres, de opgevraagde pagina, het tijdstip en browsergegevens. Dit is nodig om de website aan u te tonen. Onze hostingprovider legt zulke verzoekgegevens vast in haar logbestanden en bewaart ze gedurende een beperkte periode.
Wanneer u het formulier verstuurt, wordt uw IP-adres gebruikt om herhaalde inzendingen te beperken. Het wordt alleen in het werkgeheugen van de server bewaard, niet bij uw aanvraag of in onze logbestanden opgeslagen, en binnen 10 minuten verwijderd. Onze eigen serverlogs bevatten alleen de uitkomst van een inzending (bijvoorbeeld verzonden of geweigerd), het type aanvraag, de productcategorie en de taal van de pagina, niet uw naam, e-mailadres of bericht.
Correspondentie. Als wij reageren en contact houden, verwerken wij ook de inhoud van de correspondentie en de contactgegevens die daarin worden uitgewisseld.
Neem in uw aanvraag geen bijzondere persoonsgegevens, identiteitsbewijzen, bankafschriften of andere gevoelige documenten op.
3. Doelen, grondslagen en bewaartermijnen
| Activiteit en doel | Persoonsgegevens | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Uw aanvraag beoordelen en beantwoorden | Gegevens uit het aanvraagformulier en correspondentie | Ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden en opvolgen van zakelijke aanvragen van professionele partijen (art. 6 lid 1 sub f AVG). Neemt u namens uzelf contact op om stappen te zetten naar een overeenkomst met ons, dan is de grondslag het nemen van die stappen op uw verzoek (art. 6 lid 1 sub b AVG). | Als er geen zakelijke relatie volgt: verwijderd zes maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een langere termijn gerechtvaardigd is, bijvoorbeeld vanwege een geschil, of wettelijk verplicht is. |
| Onderhouden van een zakelijke relatie met de organisatie die u vertegenwoordigt | Contactgegevens van contactpersonen en correspondentie | Ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van zakelijke contacten en het coördineren van gesprekken met professionele partijen (art. 6 lid 1 sub f AVG), of de uitvoering van een overeenkomst met u (art. 6 lid 1 sub b AVG) als u zelf de contractpartij bent. | Zolang dat voor het doel van de zakelijke relatie nodig is. |
| Beschermen van het aanvraagformulier tegen spam en misbruik | IP-adres, tijdstip waarop het formulier werd geopend, verborgen spamveld | Ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en bruikbare website en een veilig formulier (art. 6 lid 1 sub f AVG). | Het IP-adres staat alleen in het werkgeheugen en wordt binnen 10 minuten verwijderd; de overige gegevens worden niet afzonderlijk bewaard. |
| Tonen en beveiligen van de website | Technische verzoekgegevens, zoals IP-adres en browsergegevens | Ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare en veilige website (art. 6 lid 1 sub f AVG). | Gedurende een beperkte periode in de logbestanden van onze hostingprovider. |
| Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het bewaren van de fiscale administratie | Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, bijvoorbeeld als een aanvraag tot een transactie leidt | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG). | Gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn. |
Wij gebruiken uw gegevens niet voor nieuwsbrieven of reclame, en wij baseren de verwerkingen in deze verklaring niet op toestemming. Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang baseren, kunt u bezwaar maken tegen de verwerking (zie paragraaf 8).
4. Wie uw gegevens ontvangt
Wij maken gebruik van de volgende dienstverleners, die namens ons gegevens verwerken:
- Vercel Inc.: hosting van de website en van de serverfunctie die het aanvraagformulier verwerkt.
- Resend: verzending van formulierinzendingen per e-mail naar onze mailbox.
- Microsoft (Microsoft 365): onze e-mail- en mailboxdienst, waar aanvragen en correspondentie binnenkomen en worden bewaard.
Aanvragen via het contactformulier worden niet automatisch gedeeld met mogelijke kopers of leveranciers. Wij delen herleidbare persoonsgegevens niet met tegenpartijen zonder uw voorafgaande toestemming, tenzij een andere duidelijke wettelijke grondslag dat toestaat.
Binnen onze organisatie worden aanvragen behandeld door de personen die daarvoor verantwoordelijk zijn. Andere personen en dienstverleners hebben alleen toegang als dat voor hun werkzaamheden noodzakelijk is, met passende toegangsbeperkingen.
Wij kunnen persoonsgegevens ook verstrekken als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan een bevoegde autoriteit.
5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Onze hostingprovider Vercel Inc. en onze dienst voor e-mailverzending Resend zijn gevestigd in de Verenigde Staten. De serverfunctie die inzendingen van het aanvraagformulier verwerkt, draait in een datacenter in de Verenigde Staten, en pagina’s van de website worden via het wereldwijde netwerk van Vercel geleverd. Ook Microsoft kan, afhankelijk van haar diensten, gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Uw persoonsgegevens kunnen daardoor buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.
Waar persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, baseren wij ons op de doorgiftemechanismen die de betreffende dienstverlener biedt, zoals certificering onder het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Hoe lang wij uw gegevens bewaren
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen in paragraaf 3. De bewaartermijn per activiteit staat in de tabel hierboven. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals de fiscale administratie, bewaren wij gedurende de wettelijke termijn.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Zo is de website alleen bereikbaar via een versleutelde verbinding (HTTPS), worden inzendingen op de server gecontroleerd, is het formulier beschermd tegen geautomatiseerd misbruik, bevatten onze logbestanden geen inhoud van aanvragen, worden toegangsgegevens voor de e-maildienst alleen op de server bewaard en is de toegang tot de mailboxen met aanvragen beperkt tot de personen die die toegang nodig hebben.
Geen enkele manier van verzenden of opslaan is volledig veilig. Vermoedt u dat uw gegevens zijn misbruikt, neem dan contact met ons op.
8. Uw rechten
Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft u het recht om:
- inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u hebben;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- uw gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie;
- gegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde, machineleesbare vorm te ontvangen (dataportabiliteit), als de verwerking is gebaseerd op een overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt.
Als wij ooit om uw toestemming vragen, kunt u die op elk moment intrekken; dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen van vóór de intrekking.
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u e-mailen naar info@valtraxenergy.com. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen. Wij reageren binnen de termijnen van de AVG, in de regel binnen een maand.
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens .
9. Geautomatiseerde verwerking
Het aanvraagformulier houdt inzendingen die geautomatiseerd lijken automatisch tegen, bijvoorbeeld als het verborgen spamveld is ingevuld of als er in korte tijd veel inzendingen vanaf hetzelfde IP-adres komen. Zulke inzendingen worden niet bezorgd. Denkt u dat uw aanvraag is tegengehouden, mail ons dan via info@valtraxenergy.com.
Controles van tegenpartijen worden op dit moment handmatig uitgevoerd. Wij gebruiken geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering op basis van de gegevens die via deze website worden verzameld.
11. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan wanneer onze verwerkingen veranderen. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer zij voor het laatst is gewijzigd.